１、申请。由聘请学院根据学科专业的发展及师资现状提出书面报告（或由学校提名），填写《湖南师范大学兼职教授（客座教授）申报表》，对拟聘请对象的学术水平、业务能力及社会影响等方面进行考察。
２、呈报。学院将申报材料（含院（部）负责人签署意见的《申报表》、学历学位证书和专业技术职务证书复印件及学术业绩相关材料）报学校人事处。对聘请国外专家、教授为我校客座教授时，需同时报国际交流与合作处。
３、审批。人事处审核材料，报学校审批。
４、颁发聘书。兼职教授（客座教授）的聘书由学校统一制作。授予仪式由申请学院主办，聘书由校长或校长委托人颁发。